Buchhaltung und Steuern

Ratgeber Buchhaltung und Steuern

Die nachfolgenden Tipps können so manchen Steuergroschen legal sparen und Liquidität erhalten. Für den Unternehmer von heute ist es nicht mehr ausreichend, nur Fachkenntnisse zu besitzen, sondern er benötigt zusätzlich Wissen in vielen unternehmerischen Belangen, darunter auch Buchhaltung und Steuern. Dies ist wichtig, um den Überblick über die geschäftlichen Abläufe zu bewahren, um sich bei Fragenstellungen und den dazugehörigen Lösungen rund um die Firma mit seinem Wissen einbringen zu können. Dies nur dem Experten zu überlassen birgt die Gefahr, dass wichtige spezifische Unternehmensbelange übersehen werden. Nachfolgend finden sich steuerliche und buchhalterische Sachverhalte, die der Unternehmer beim nächsten Termin mit dem Steuerberater besprechen kann sowie Hinweise, die er in seiner Buchhaltung selbst überprüfen sollte. Alle Sachverhalte sind natürlich individuell im Einzelfall zu betrachten.

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Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht für Buchhaltungsunterlagen ist auf 10 Jahre festgesetzt. Zu beachten ist, die Aufbewahrungspflicht gilt nicht nur in Papierform, sondern muss auch in elektronischer Form gewährleistet sein.

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Quittungen und Belege

Quittungen und Belege aus dem Vormonat, die verspätet eintreffen und in der aktuellen Monatsbuchhaltung nicht berücksichtigt werden, sind im Kassenbuch immer mit Datum auf den 01. des Folgemonats einzutragen. Bewirtungsbelege sind ab den ersten Euro einzureichen, ab 150,00 € müssen sie inhaltlich und formell wie eine Rechnung deklariert sein. Daten immer korrekt auf dem Beleg erfassen: Grund des Treffens, Namen der Beteiligten, Unterschrift des Unternehmers der ihn einreicht. Originale Quittungen kopieren, da diese ausbleichen können.

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Kassenbuch

Sowohl bei einem handgeschriebenen als auch bei einem elektronisch erstellten Kassenbuch, das Kassenjournal vom Steuerberater erstellen lassen, dies erleichtert nachfolgende Korrekturen [übersehene Eintragungen], die so vom Steuerbüro vorgenommen werden können. Weiterhin erspart sich der Unternehmer die Errechnung des Kassenbestandes, dies erfolgt dann automatisch. Beim Führen des Kassenbuches immer die Bargeldabhebungen vom Konto in den Kassenbestand übernehmen, Entnahmen über Belege nachweisen. Privatentnahmen aus der Firmenkasse über das Kassenbuch ausweisen. Abrechnungen über Kassensysteme sollten mit Finanzamt tauglicher Technik, also mit Datenterminal ausgestattet sein. Die alt hergebrachte Registrierkasse hat ausgedient.

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Eingangs- und Ausgangsrechnungen

Eingangs- und Ausgangsrechnungen immer auf die inhaltliche und rechnerische Richtigkeit überprüfen, wichtig: Form einhalten, d.h. Offsetdruckpapier nutzen [Echtheitsnachweis], korrekte Anschrift, Kauf- und, wenn erforderlich, Mietpositionen getrennt ausweisen, Liefer- oder Leistungsvermerk einfügen bzw. Lieferschein zur Rechnung anfügen, fortlaufende Rechnungsnummer korrekt einhalten [Zuschätzungsgefahr]. Steuernummer, Umsatzsteueridentifikationsnummer, Bankverbindung national sowie international [IBAN, BIC, wichtig bei Zahlungsverkehr außerhalb Deutschlands] sowie Anschrift und Rechtsform in der Fußzeile aufführen. Zahlungsziel vermerken [Termin setzen], Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag ausweisen [Ausnahmen: nur Nettobetrag ausweisen = Kleinunternehmerregelung, gilt auch teilweise bei Auslandsrechnungen, Reverse – Charge – Verfahren etc.].

Hic - Anmerkung - Zuschätzungsgefahr:

Die fehlenden Rechnungsnummern können vom Finanzamt so bewertet werden, dass der Durchschnittsumsatz der bestehenden Rechnungen herangezogen wird, um die daraus entstandenen Steuerzahlungen zu errechnen, die dann ans Finanzamt abzuführen sind, obwohl nie eine Leistung dafür erbracht wurde.

Hic -Anmerkung - Reverse - Charge - Verfahren:

Hier geht es um eine umsatzsteuerliche Regelung. Je nach Sitz des Unternehmens sowie Ort der Leistungserbringung, muss die Rechnung an den Kunden mit oder ohne Mehrwertsteuer ausgewiesen werden.

- ausländischer Auftraggeber + Leistungsort Deutschland = mit MwSt. - ausländischer Auftraggeber + Leistungsort Ausland = ohne MwSt. - deutscher Auftraggeber + Leistungsort Deutschland = mit MwSt. - deutscher Auftraggeber + Leistungsort Ausland = mit MwSt.

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Gewinnbezugsberechtigung

Bei mehreren Inhabern eines Unternehmens kann der größere Anteil des Firmengewinns an die jeweils niedrigere Steuerklasse angerechnet werden, wenn die Inhaber steuerlich unterschiedlich veranlagt sind. Dabei beachten, dass die kalte Progression in die prozentuale Anrechnung einfließt und vom Steuerberater berechnet werden muss. Beispiel: Inhaber 1 = Steuerklasse 1 [ledig] = 30% Gewinnzuteilung, Inhaber 2 = Steuerklasse 3 [verheiratet] = 70% Gewinnzuteilung. Spart legal Einkommens- [Bsp. GbR] oder Lohnsteuer [Bsp. GmbH] für den Inhaber mit der Steuerklasse 1. Insgesamt sinkt die Belastung des Steueraufkommens für den Betrieb. So wird eine geringere Anrechnung der Firmengewinne von den hoch besteuerten Steuerklassen [vor allem Steuerklasse 1] erreicht. Die Gewinnbezugsberechtigung berührt die Eigentumsverhältnisse des Unternehmens nicht, jeder Inhaber behält seine Anteile oder seinen eingebrachten Besitz.

Kalte Progression

Kalte Progression ist die Steuermehrbelastung, die dann eintritt, wenn Lohnsteigerungen lediglich zu einem Inflationsausgleich führen [wenn überhaupt] und gleichzeitig die Einkommenssteuersätze nicht der Preissteigerungsrate angepasst werden. Das Problem ist, bei einem verhältnismäßig geringen Mehrverdienst in eine erheblich höhere Besteuerung zu rutschen, die am Ende sogar dafür sorgen kann, dass Netto weniger übrig bleibt. Bei der Anpassung der Gewinnbezugsberechtigung spielt die Progression eine entscheidende Rolle, in welcher Höhe Einkommens- oder Lohnsteuer gezahlt werden muss.

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http://www.hichelp.de/video-125.html

Investitionsabzugsbeträge

Investitionsabzugsbeträge als Steuersparmodell nur in den Jahresabschluss einstellen, wenn die geplanten Ausgaben gesichert sind. Ansonsten werden nicht getätigte Einlagekapitalien nach 3 Jahren mit 6% Zinsen vom Finanzamt auf die eingestellte Summe berechnet. Natürlich kann auch hier abgewägt werden, ob diese buchhalterische Maßnahme nur als Überbrückung und vorübergehende Steuerentlastung gewählt werden kann, um liquide zu bleiben. Dabei aber in Betracht ziehen, dass angefallene Steuerzahlungen nur verschoben werden, außer die Investitionen werden tatsächlich getätigt. Umso höher der eingestellte Betrag, desto höher die Steuernachzahlung bei Nichtinanspruchnahme im Jahr der Auflösung des Investitionsabzugsbetrages. Die Höhe des Abzugsbetrages ist begrenzt.

Weitere Informationen zum Thema Investitionsabzugsbeträge:

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http://www.hichelp.de/video-100.html

Fahrtenbuchführung

Führer eines Fahrtenbuches sollten sich gewiss sein, dass nur ein einwandfreies Fahrtenbuch anerkannt wird. Abfahrtsort [komplette Anschrift], Reiseziel, Reisezweck, aufgesuchte Firma oder Behörde [komplette Anschrift], korrekte Eintragungen zum Kraftstoffverbrauch [Belege] sowie eine stimmige Zuordnung vom Verhältnis Fahrstrecke zum Kraftstoffverbrauch. Sollte es innerhalb eines Tages mehrere Anlaufstellen geben, ist dies auch so komplett mit allen Daten zu vermerken. Meist gibt es die standardisierte Aufteilung eines Fahrtenbuches gar nicht her, dass alles korrekt eingefügt werden kann. Hier ist im Anhang eine Legende zu empfehlen oder die Digitalisierung des Fahrtenbuches. Erfolgt bei einer Steuerprüfung eine Aberkennung des geführten Fahrtenbuches, wird automatisch die ungünstigere 1% - Regel angesetzt, hier können enorme Nachzahlungen entstehen, je mehr desto größer der Fuhrpark ist.

Weitere Informationen zum Thema Fahrtenbuch:

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http://www.hichelp.de/video-101.html

1% - Regel

Die 1% - Regel für PKW und Transporter sollte, wenn überhaupt, nur maximal 5 Jahre pro Fahrzeug [Abschreibung 6 Jahre] angewandt werden. Ausgangspunkt der Besteuerung für die 1% - Regel bleibt immer der Nettoneupreis des Autos. 5 Jahre muss das Fahrzeug im Bestand des Unternehmens bleiben, um bei einem Verkauf nicht die Mehrwertsteuer an das Finanzamt zurück zu erstatten. Danach ist es günstiger, das Auto aus dem Betrieb heraus zu kaufen. Bei einem Transporter ist natürlich abzuwägen, inwieweit die dann privat zu tragenden Kosten angemessen sind. Beim Leasing spielt der Sachverhalt der Mehrwertsteuer insoweit keine Rolle, da das Fahrzeug nicht in das Eigentum des Unternehmers übergeht. Dies schließt natürlich nicht aus, dass bei betrieblicher Nutzung von Anfang an eine Reiskostenabrechnung geführt werden muss. Die Anwendung der 1% - Regel sollte individuell überprüft werden. Sollte ein PKW oder Transporter über einen längeren Zeitraum [Reparatur etc.] zum Stillstand kommen, immer dem Steuerberater anzeigen, damit die 1% - Regel keine Anwendung mehr findet und das Steueraufkommen gespart werden kann. Durch die 1% - Regel entsteht zusätzlicher [unnötiger] buchhalterischer Gewinn, Papiergewinn also, der versteuert werden muss. Umso höher der Neupreis des Fahrzeuges, desto mehr zu versteuernder Gewinn. Bsp.: Neupreis des PKW = 50.000,00 € Netto = 500,00 € buchhalterischer Monatsgewinn = 6.000,00 € buchhalterischer zusätzlicher Jahresgewinn. Ein Bestandteil des buchhalterischen Gewinns und der entstehenden Abgabenlast. Zahlung und Vorauszahlung eines eigentlich unnötigen Steueraufkommens belasten zusätzlich die Unternehmenskasse. Wenn hier z.B. ein 10 Jahre altes Auto noch mit 4.000.00 € Jahresgewinn über die 1% - Regel besteuert wird, also in die Gewinnrechnung mit einfließt, was buchhalterisch aber 0,00 € wert ist, müssen für einen wertlosen Gegenstand noch Steuern gezahlt werden. Wiederum praktisch gesehen kann das Fahrzeug noch einen reellen Wert besitzen. Hier ist schön die Diskrepanz zwischen Besteuerung und Realität zu sehen.

Weitere Informationen zum Thema 1% - Regel:

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http://www.hichelp.de/video-102.html

Fahrzeugverkauf

Bei dem Verkauf des Firmenfahrzeuges an Privatpersonen [auch an sich selbst] die Schwacke - Liste, Kaufpreis abzüglich Mängel [wenn vorhanden], ansetzen. Ein Wertgutachten vor dem Verkauf erstellen lassen, um die Verkaufssumme vom Finanzamt anerkannt zu bekommen. Wird der Preis des Autos bei einer Prüfung angezweifelt, erfolgt eine Nachforderung der zu wenig erhoben Mehrwertsteuer, die in dem zu niedrigen Preis beim Verkauf angesetzt wurde. Dies bezieht sich in der Hauptsache auf den Verkauf des Automobils an sich selbst, weil hier gern nur noch ein symbolischer Preis beim Kauf gezahlt wird. Neue Steuerlasten entstehen durch diese Mehreinahmen und müssen nachgezahlt werden.

Reisekostenabrechnung

Die Reiskostenabrechnung findet Anwendung, wenn ein Privatfahrzeug betrieblich genutzt wird. Der Nachweis ist mit geringem bürokratischen Aufwand zu erbringen, ein Formular kann sich der Unternehmer selber erstellen. Die Abrechnung ist über die monatliche Auflistung einzureichen und geltend zu machen, der Gewinn fließt dann minimierend in die Buchhaltung ein [Bsp.: 500 km x 0,30 € = 150,00 € x 12 Monate = 1.800,00 € abzugfähige Kosten]. Bei einem Fahrzeug das z.B. mit 4.000,00 € per 1% - Regel im Wirtschaftsjahr zu Buche steht, macht das somit eine Ersparnis von 5.800,00 € zu versteuernder Gewinn. 4.000,00 € die nicht versteuern werden müssen + 1.800,00 € Reisekosten. Das Guthaben kann als Privateinlage in der Buchhaltung deklariert oder sich jeden Monat entnommen werden. Natürlich sind im Gegenzug alle Belastungen des Fahrzeuges privat zu tragen und gehen nicht mehr in die Kosten des Unternehmens ein. Bei der Reisekostenabrechnung wird nur die Hälfte des Arbeitsweges anerkannt. Alle anderen Wegstrecken dienstlicher Art werden voll geltend gemacht. Ein Arbeitsweg von z.B. täglich 40 km An- und Rückfahrt wird mit 20 km angerechnet. Wichtig ist auch hier eine korrekte Führung der Reisekostenabrechnung, ähnlich wie beim Fahrtenbuch. Vereinfacht ist die Kilometerangabe beim Arbeitsweg, hier muss der Tachostand des Fahrzeuges nicht mit angegeben werden. Dienstreisen wiederum müssen über Tachokilometerangaben deklariert werden. Die Angaben sollten mit den Eintragungen von Werkstätten konform gehen.

Abschreibungen

Abschreibungen von Anlagevermögen kann aus dem Weg gegangen werden, indem es einer Gesamtbewertung zugeführt und dieser Wert beziffert wird. Ein großer Vorteil von neuen Investitionen ist es, diese sofort zu 100% in den Kosten einbuchen zu können. Bei z.B. 10.000.00 € Investitionen zu 20% jährlicher Abschreibung, bleiben 8.000,00 € zu versteuernder Gewinn für das verbleibende Geschäftjahr. Durch das Modell der Gesamtbewertung des Anlagevermögens gehen diese Investitionen zu 100% in die Kosten ein. Wird der PKW aus der Rechnung der 1% - Regel mit einbezogen, dann sind das innerhalb eines Abrechnungsjahres 12.000.00 € zu versteuernder buchhalterischen Gewinn, welcher niemals in Form von Sichtguthaben [Kontogutschrift] auf einer Bank eingegangen ist. Gewinn der sich nur buchhalterisch generiert. Im Umkehrschluss kann das vorgenannte Steuermodell helfen Steuerzahlungen zu minimieren. Ein reines Zahlenwerk, welches Steueraufkommen künstlich erschafft, ohne dass der Gewinn real vorhanden ist. Unnötiges Steueraufkommen = Zusatzbelastungen, die minimiert werden sollten, um Liquidität zu erhalten. Buchhalterischer Gewinn, der in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung [BWA] pro Monat und im Jahresabschluss erscheint und zu versteuern ist. Kein Gewinn, der sich aus eingegangen Zahlungen ermittelt. Außerdem erleichtert das Modell der Gesamtbewertung eine Inventur, denn der Unternehmer ist nicht mehr verpflichtet Materialzugänge und -abgänge zu listen. Erschwerend kommt noch hinzu, dass jede Investition seine Zeit benötigt um sich zu amortisieren oder sogar einen echten Gewinn, nach Steuern, abwirft [Geldvermögen].

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http://www.hichelp.de/video-105.html

Betriebsvermögen

Bewertungen von Betriebsvermögen sollten durch ein anerkanntes Gutachten getätigt werden, wie schon in der Rubrik Fahrzeuge erwähnt. Wenn z.B. ein Gebäude oder Grundstück vererbt wurde und keine aktuelle Bemessung aufweist oder auf einer eigenen Wertschätzung beruht, kann diese vom Finanzamt angefochten werden, so dass sich bei einer Neubewertung der Immobilie durch die Behörde eine Verminderung des Wertes ergeben kann, was eine Steuerschuld nach sich zieht, die zu begleichen ist. Davon nimmt sich Eigentum aus, welches eine Kaufsumme oder eine aktuelle Bewertung über ein Gutachten nachweisen kann. Auch hier lassen sich sicherlich Ausnahmen finden, die eine Wertminderung herbeiführen [z.B. Errichtung eines Atomkraftwerkes oder einer Biokläranlage im Umfeld]. Dies sollte in jedem Fall mit dem Steuerberater besprochen werden, um steuerlichen Reglungen zu entsprechen und möglichen finanziellen Problemen aus dem Weg zu gehen. Auf eine lange Laufzeit aufgerechnet bis zur ersten Tiefenprüfung des Unternehmens kann es sonst zu einer stolzen Steuernachzahlung für das Unternehmen kommen. Ein zu hoher Wert würde über viele Jahre abgeschrieben und Gewinn minimierend in die Buchhaltung eingestellt. Diese kann sich Existenz bedrohend auswirken. Eine Immobilie wird von 2,5% bis 4% über das Geschäftsjahr abgeschrieben.

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http://www.hichelp.de/video-106.html

Vorsorgeaufwendungen

Vorsorgeaufwendungen [Krankenversicherung, private Rentenversicherung, Unfallversicherung etc.] gehen nur bis zu einem begrenzten Betrag in die steuerliche Absetzbarkeit. Sollte der Unternehmer darüber hinaus vorsorgen, geschieht dies ohne weitere steuerliche Erleichterung. Beachtenswert für die sich errechnende steuerliche Zahllast ist, dass bei der privaten Krankenversicherung nur der Basisbeitrag absetzbar ist, also nur der Kernbeitrag des Gesamtbetrages der Krankenversicherung. Mehrleistungen der Kasse trägt der Unternehmer nicht nur weil er aus eigener Tasche zahlt, steuerliche Berücksichtigung finden Zusatzleistungen ebenfalls nicht.

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Privatentnahme

Lohn oder Gehaltszahlungen in Form einer Privatentnahme für den Unternehmer [Lohnzahlung am Bsp. Rechtsform GbR] werden gegenüber anderen Rechtsformen [Bsp. GmbH] steuerlich nicht berücksichtigt und minimieren den Gewinn nicht [Bsp.: 100.000,00 € Gewinn – 50.000,00 € Privatentnahme = 100.000,00 € zu versteuernder Gewinn]. Dies wirkt sich auf alle anfallenden Steuerarten aus [Gewerbesteuer, Einkommenssteuer etc.]. Am Beispiel der GbR soll wieder aufgezeigt werden, wie sich Gewinn buchhalterisch generiert und nichts mit dem tatsächlich erwirtschafteten Guthaben [Geldvermögen] zu tun hat. Welchen steuerlichen Einfluss die verschiedenen Regelungen bei den unterschiedlichen Rechtsformen haben können, sollte mit in die Überlegung für die Wahl der Rechtsform einfließen.

Telefonrechnungen

Telefonrechnungen für das Handy zur geschäftlichen Nutzung werden nur im Falle des Besitzes eines Zweithandys zur privaten Nutzung zu 100% anerkannt, ansonsten wird ein Anteil von um die 20% als private Nutzung verbucht und ist somit nicht steuerlich absetzbar. Die Anerkennung der ausschließlichen Nutzung des Zweithandys für private Zwecke gestaltet sich kompliziert.

Kreativleistungen

Kreativleistungen die der Unternehmer in Auftrag gibt [z.B. Gestaltungen, Zeichnungen, Entwürfe von Werbeagenturen] werden mit einem Prozentsatz von um die 5% zu der Nettosumme der Rechnung an die Künstlersozialkasse [KSK] abgeführt. Das heißt, der Leistungsempfänger muss diese Summe abführen und dem Steuerberater anzeigen. Die Regelung tritt ab der dritten Rechnung in Kraft. Trotz der Zahlungen an die KSK bekommt der Unternehmer im Gegenzug keinerlei Leistungen.

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Schuldzinsen

Schuldzinsen sind nicht steuerlich anrechenbar, wenn eine Überentnahme [Entnahme > Gewinn + Einlage] im Wirtschaftsjahr vorliegt. Dies führt wieder zu mehr Steuerzahlungen. Also sollte der Unternehmer versuchen, die wirtschaftliche Balance zu halten, um noch größeren finanziellen Belastungen aus dem Weg zu gehen.

Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung sagt aus, dass bis zu einer bestimmten Umsatzgröße keine Erhebung der Mehrwertsteuer erfolgt.

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http://www.hichelp.de/video-107.html

Jahresabschluss

Immer einen Jahresabschluss erstellen, da ansonsten eine Steuerschätzung erfolgt und in der Regel der Gewinn höher angesetzt wird, eben auf der Schätzung beruhend. Daraus können sich höhere Zahlungen an die Finanzämter ergeben, als die eigentliche Steuerlast beträgt. Dies kann zu Liquiditätsproblemen führen.

Weitere Informationen zum Thema Jahresabschluss:

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http://www.hichelp.de/video-146.html

MR. HicHELP